Flächenbewertung für Open-Air-Veranstaltungen

Die Planung von Open-Air-Veranstaltungen beginnt mit der Besichtigung, Bewertung und Auswahl geeigneter Flächen. Neben der Bodenbeschaffenheit sind Verkehrsanbindung und Anschlussmöglichkeiten an Wasserversorgung und Abwasserentsorgung wichtige Kriterien für die Eignung einer Fläche. Entscheidend für die Genehmigung von Veranstaltungen sind aber vor allem auch die naturschutz-, artenschutz- und immissionsschutzrechtlichen Rahmenbedingungen eines Standorts.
Die von Campo Event Engineering erstellten Flächengutachten beinhalten die Prüfung dieser Aspekte und zeigen die notwendigen Schritte auf, einen Standort für ein Event oder Festivals neu zu erschließen.

Flächenmanagement für Events und Festivals

Die Kosten für Anmietung und Handling der Flächen betragen oft 10%⎻15% der gesamten Produktionskosten eines Events. Ein intelligentes Flächenmanagement birgt demnach große Einsparpotentiale für Veranstalter. Eigentümer geeigneter Flächen sind zumeist aktive Landwirte, Erbengemeinschaften oder die öffentliche Hand. Das Handling der notwendigen Vertragsbeziehungen erfordert Sachkenntnis und Erfahrung.
Neben der Vermittlung von Pachtvereinbarungen gehören die Durchführung von Informationsveranstaltungen für Eigentümer und Anwohner zu unserem Leistungsspektrum. Campo Event Engineering und allem voran Marten Pauls verfügen über jahrelange Erfahrung in der Akquise neuer Flächen und über das nötige Fingerspitzengefühl für erfolgreiche Verhandlungen. Campo betreut Pachtverhältnisse von der Übernahme bis zur Rückgabe einer Fläche an den Eigentümer, sorgt für die Wiederherstellung der Flächen nach Gebrauch und wickelt in Schadensfällen auch die Regulierung ab.

Genehmigungsverfahren für Events und Veranstaltungen

Ämter, Behörden und politische Institutionen wie z.B. Gemeinderäte spielen eine wichtige Rolle im Genehmigungsverfahren für Großveranstaltungen und Festivals. Bedenken wichtiger Funktionsträger und unterschiedliche Interessenlagen sind zusammen zu tragen und müssen in die Planungen einfließen. Die Bereitschaft der Gremien zur Kooperation und die Fähigkeit des Planers zur Moderation haben für den Genehmigungsprozess weitreichende Konsequenzen. Während politische Institutionen eher Einfluss auf die generelle Befürwortung oder Ablehnung einer Veranstaltung nehmen, wirken sich die Auflagen einzelner Fachbehörden und Ämter direkt auf die Produktionskosten und damit auf den wirtschaftlichen Erfolg aus.
Die Dienstleistungen von Campo Event Engineering beinhalten neben der Einberufung und Moderation übergeordneter Versammlungen aller beteiligten Ämter, Behörden und Verbände auch die Verhandlungen mit Fachbehörden und das Management der Entstehung von Genehmigungsbescheiden und Ordnungsverfügungen inklusive der zu beachtenden Auflagen.

Profitieren Sie bei allen Verwaltungsaufgaben für die Eventplanung von vielseitiger Erfahrung und einem dicht gestrickten Netzwerk aus kompetenten Ansprechpartnern und Beratern.

Planverfassung-CAD für Events und Veranstaltungen

Für Genehmigungsverfahren und die Veranstaltungsplanung erstellt Campo Event Engineering auf aktuellen amtlichen Katasterdaten basierende Lagepläne der Flächen und der zu installierenden Infrastruktur. Neben den technischen Bauten enthalten diese auch Rettungswege und Koordinatensysteme. Die Pläne dienen als Grundlage für die Genehmigungsverfahren, für Brandschutzgutachten, für die technischen Ausschreibungen unter Dienstleistern, für die Veranstaltungsdurchführung und für die Information von Teilnehmern und Besuchern

Als technische Grundlage nutzen wir die CAD-Software Vector Works in der jeweils aktuellen Release-Version und ermöglichen so die reibungslose Zusammenarbeit verschiedenster Dienstleister untereinander.

Verkehrs- und Parkraumplanung für Events und Großveranstaltungen

Zu den Dienstleistungen von Campo Event Engineering gehören die Planung der Abwicklung von veranstaltungsbedingtem Verkehrsaufkommen, des Parkraummanagements und der Wegeführung von Besucherströmen zum Veranstaltungsgelände. Bei der zuständigen Behörde erwirken wir die Genehmigung für die zeitweise oder permanente Installation von Veranstaltungsbeschilderungen und die Einrichtung von Sperr- und Umleitungsstrecken.

In der Verkehrsplanung werden der Modal Split und die zeitliche Verteilung des veranstaltungsbedingten Verkehrs zur Kapazität des bestehenden Straßennetzes in Beziehung gesetzt und Alternativen für Wegeführungen, Umleitungen und Beschilderungen entwickelt. Die Planung des Parkraummanagements konzentriert sich auf die Bereitstellung von ausreichend geeigneten Parkflächen.

Bei der Wegeführung der Besucher zum Veranstaltungsgelände findet das Konzept der „Last Mile“ Berücksichtigung. Dem unmittelbaren Umfeld einer Veranstaltungsstätte wird hierbei eine dem Veranstaltungsort gleichrangige Bedeutung zugemessen. Bei diesem Konzept beginnt das Veranstaltungsgelände nicht erst an der Einlassschleuse, sondern der Verantwortungsbereich des Veranstalters erstreckt sich auch auf Bereiche außerhalb des eigentlichen Veranstaltungsgeländes.

Campingorganisation für Freiluftveranstaltungen

Seit mehr als 15 Jahren ist Campo Event Engineering verantwortlich für die Planung der Campingorganisation von großen Open-Air- und Sportveranstaltungen. Bei Deutschlands größtem Open-Air-Festival, Rock am Ring, sind 90.000 Besucher auf Campingflächen unterzubringen. Auch hierfür übernehmen wir seit vielen Jahren die Planung.

Die Campingorganisation berücksichtigt den Versorgungsbedarf der Besucher, vom Veranstalter vorgegebene „Level of Services“ für verschiedene Produktkategorien und die Vorgaben von Brandschutz- und Sicherheitsbehörden. Auch Infrastruktur-, Service- und Personalplanung sind Bestandteile der Campingorganisation von Campo Event Engineering. Hierzu zählen zum Beispiel die Bereitstellung von Supermärkten, Sanitäreinrichtungen, Wasserversorgung, Abwasserentsorgung, Stromversorgung, Beleuchtung, Beschilderung und Sicherheitstechnik wie Kameras und Lautsprecheranlagen.

Ausschreibungen für Veranstalter

Nach Festlegung aller Abläufe, der zu besetzenden Positionen und der notwendigen Infrastruktur werden alle benötigten Leistungen eines Gewerks in Pakete zusammengefasst und unter in Frage kommenden Dienstleistern zum Angebot ausgeschrieben.

Hierbei erstellt Campo Event Engineering sämtliche Ausschreibungsunterlagen, schlägt Teilnehmer vor, wertet die Ergebnisse aus und erstellt Vergabevorschläge. Gern führen wir im Kundenauftrag auch die anschließenden Vertragsverhandlungen mit den ausgewählten Dienstleistern. Während der Produktion überwachen wir die Umsetzung der Leistungen und schaffen durch Dokumentation die Basis für die spätere Abrechnung und Bewertung.

Infrastruktur auf Veranstaltungsgeländen

Neben der Infrastruktur für Bühne, Ton, Licht, und Videotechnik wird eine Vielzahl an Komponenten für die erfolgreiche Durchführung von Veranstaltungen benötigt. Hierzu gehören u.a. Zelte, Container, Bodenabdeckungen, Absperr-, Lenkungs- und Sicherungsmaterial, Heizungs- und Klimatechnik, Markierungs- und Beschilderungstechnik, Stromaggregate und Elektrotechnik, Wasser- und Abwassertechnik, Sanitärsysteme, Reinigungs- und Entsorgungstechnik, Datenleitungen, Telekommunikationstechnik, Überwachungstechnik, Möbel und vieles mehr.
Campo Event Engineering sorgt für die Bereitstellung aller benötigten Materiallisten als Vorbereitung für die Lieferantenausschreibung.

Servicepersonal für Events und Festivals

Kein Event funktioniert ohne Personal. Mit der Qualität des eingesetzten Personals steht und fällt die Zuverlässigkeit der technisch und organisatorischen Durchführung und die positive Wahrnehmung des Events bei den Teilnehmern. Zu den Personaleinsatzbereichen zählen u.a. Sicherheits- und Ordnungsdienste, Einweiser, Funktionspersonal für Servicestellen und Supervisoren für Einsatzbereiche.
Campo Event Engineering erstellt Posten- und Einsatzpläne als Basis für Lieferantenausschreibungen sowie Ablaufpläne, Positionsbeschreibungen und Schulungsunterlagen für die eingesetzten Servicemitarbeiter. Campo und Marten Pauls verfügen über ein eingespieltes Team mit großer Erfahrung für die Besetzung von Leitungsfunktionen und Supervisor-Positionen.